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仕事の習慣 |
Management makes you happy and confident. |
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Since 2001.6.16 |
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効率的に正しい目標に向かって仕事を行うため、今、私がチャレンジしている項目を紹介しています。
報連相とよく言われますが、はっきり言って私はまだ報連相の点で未熟です。そんな私でも、「一体感をもって仕事をする」と考えて行動していると、自然と報連相ができるようです。一体感、一体感、一体感、一体感。私と上司は一体だろうか？
職場の大先輩を観察していてひとつのテクニックを見つけました。それは、自分の中に答えを持って、質問するということです。
相手が部下であれ、社外の取引先の人であれ、まず質問します。その質問に相手が素直に答えていくと、結果して大先輩の心の中の答えと同じ答えに行き着くのです。
つまり、自分の視点で相手に考えさせ、自分の結論、方向性に相手を誘導していくのです。
相手にしてみれば、自分で考えた結論ですので、反対しようがありません。
今の私には自分の答えを持てるだけの知識、能力がありませんので、まず第一に自力を付けること、次に「答えを持って問う」手法を真似していきたいと思います。
堀場雅夫の「イヤならやめろ！」に「すべてのリクエストに対して、二十四時間以内に回答せよ。完全回答が不可能ならば、第一報を送れ」ということが書いてありました。私は自分の持ち味としてスピードを重視していますが、二十四時間以内に回答せよ！とはこれはすごい。だれでもスゴイと思うことだからこそ習慣化すれば、自分の価値を高めることができるに違いありません。目標を二十四時間と定量化しているところも好きな点です。
所属する会社の性質上、現場を見て歩く機会が多くあります。しかし、現場に来て１年の私では、指導するどころではなくて、「いかに良い質問をして、学ぶか」ということが大きな課題です。
そこで、毎日、現場でゴミを拾うことにしました。現場では５Ｓ（整理、整頓、清潔、清掃、躾）を行っていますが、時々、金属片やワイヤーが落ちているのです。
ゴミを探しながら、現場を歩くことで、ゴミだけでなく、作業状況、作業している人、機械の構造などが目に入ってきます。不思議なものです。
テレビで日中国交正常化３０周年の特番をやっていました。そこで印象的だったのは、中国が準備した食事の味噌汁を食べた当時の田中角栄首相が驚いたことです。「うちと同じ味噌だぞ。」と。
これに比べ、今日、会社で見学者を迎えた私はどうだったのでしょうか。ただ、見学者の作業着、会議室の手配、車の手配をしただけでした。どうせやるなら、見学者の会社の状況、職場の情報を調べ会話の糸口にしたりすべきではなかったのか、と反省しました。
サラリーマンの武器といえば名刺です。こちらも名前を覚えてもらいたいし、相手もきっと同じ気持ちだと思います。ですから、難しい名前なら「○○さんとお読みするのでしょうか」とか、「○○さんと同じ部署でしょうか」などと話かけて相手の名前を頭にインプットしようと努力します。でも、普通の名刺で普通の名前だとなかなか話題が見つからない場合もあります。
世間には、自分の似顔絵を入れた名刺や、裏に自分のプロフィールを書いている名刺もあるようですが、これは武器をより有効にする工夫といえます。私の名刺には、顔写真と「○○○○のご相談は私まで」というＰＲが入っています。みなさんもひとつ工夫してみてはどうでしょうか。
「千と千尋の神隠し」をビデオで見ました。宮崎駿の作品は、いつものことながら、よく考えられたストーリー展開、独自の世界とキャラクター、細部の作り込みと全く感心します。特に、風になびく髪、作りこまれた風景など少しも手を抜いていません。「神は細部に宿る」というように、細部を見れば、それを造った人の意気込みがわかります。
文書で「必要により」とか「検査結果により」などの言葉をよく見かけます。これを何も言わずに見過ごすと、文書を書いた人の判断にまかされることになりますので、後で後悔することがよくあります。後悔しないためにも、その場で判断の基準を定量化することが必要です。
職場の大先輩は、ちょっとしたプロジェクトでも、全体のスケジュール、または、全項目がわかる一覧表を作らせます。大先輩が言うには、全体を把握していないと、全員の意思統一ができないし、必ず「抜け」がでるといいます。全くそのとおりですね。
普通の担当者は、前例を見ながら仕事をします。優秀な担当者は、前例をひっくりかえして、上司ともめます。偉大な担当者は、上司とうまく折り合いをつけて、自分のしたい仕事にしていきます。私はどの担当者だろう・・・・・・。
１日３０万円の経営コンサルタントの話を聞く機会がありました。そのとき感じたのは、そのコンサルタントがクライアント一人一人の顔を見ながら諭すように話すことです。一人を見ている時間はおよそ１０秒くらいでしょうか。聴いているクライアントが自分に話しかけているんだなと思わせるような話し方でした。
会社で監査が終わったご苦労さん会がありました。皆さんの話を聞いていましたが、心に残ったのは課長の「問題のあるところだけみんなは私に事前説明するけど、問題ないものも問題ないと教えてほしかったんだ。」という言葉でした。監査官に対応する課長にしてみると「問題なし」と報告されていないところは多分大丈夫なところだろうと分かるのですが、そこを監査官から質問されるとどうしても自信を持って対応できないというのです。「問題なし」と報告することで上司は安心し、かつ、自信を持って決断できるのです。これは簡単なことに思えますが、実は非常に大切なことかもしれません。
二ヶ月前にはじめて行った床屋を再度訪れたとき、自分の名前を言われてドキリとしました。確かに前回、顧客カードに名前は書きましたが、このお店はお客様カードを作ってお客に渡してはいないので、顔を覚えていたのでしょう。でも、二ヶ月前に一度来た客の名前を覚えているのには驚きました。このような自分の名前を大切に思う人間の心理は積極的に利用すべきでしょう。
いつも十五分前に準備ができている人、いつも遅れる人、この差は大きいですね。もし、この十五分早めを習慣化すれば、この十五分の差は一生で見れば莫大収入の差になるに違いありません。
私の尊敬する先輩を観察していると、「具体的な行動」に焦点を当てていることがわかります。例えば、仕事が間に合うかわからない場合「遅れないようにしてくれ」と言うのではなく、「スケジュールを作ってくれ」と頼みます。また、見落としがあると「どうして見落としたんだ」と言うのではなく、「見落とさないように管理する仕組みを考えてくれ」と頼みます。抽象的ではなく、具体的な行動に落とし込む、このように考える習慣を持ちたいものです。
よく時間をかけてすばらしい議事録、出張報告書を書く人を見かけます。前日の会議の議事録を次の日、1日かけて作成しています。さらには残業したりします。私から見ると、私達にとって重要なのは会社の利益に貢献し、会社に付加価値をつけることですから、議事録作成はあまり重要なこととは思えません。議事録、出張報告書の性格を考えると、より早く正しく報告することに集中する必要があると思います。大蔵省（現在財務省）の人ががんばっている例として「予算書の最終原稿をチェックして少しでも汚れがあれば修正液で消していた」と本で読んだことがありますが、これこそ重要なことに集中していない好例です。大蔵省にとって重要なのは予算書の内容、政策であって、予算書の外見ではないのです。しかし、これは本人の責任ではありません。上司、職場の先輩が同じことをしてきたか、上司がそのようなことを評価してきた結果なのです。これとは対象的に、私の上司は出張報告書の概要を出社した朝に提出しています。これこそ、「出張報告書はより早く正しく報告するべきものである」ということを自分の行動をもって私たち部下に教育している好例ではないでしょうか。
私は「仕事は全てお客様へのサービスである」という考え方で仕事をしてきました。これは，父親が自営業だったからかもしれませんし，母親の育て方によるのかもしれません。他の部署の人と仕事をするときも，お客様にサービスを提供しているつもりで仕事をします。例えば，複数の事業所の予算をまとめる仕事であれば，予算をまとめるだけでなく予算を作る事業所に対して会社の状況をより正確にリアルタイムに伝える仕組みを提供します。また，他の部署から依頼があれば，その依頼を私の部署で周知して会社全体のために良い方向に調整して導くのが私のサービスとなります。ですから，仕事を頼まれた場合，その仕事が会社の方針に合っているのであれば，仕事を受けるときはいつまでやれば良いかを確認し，達成すべきレベルを確認し，達成が難しい場合には達成するための方法を提案します。私の人件費は会社が支払ってくれていますので，どんどん私に仕事を依頼してほしいと思います。私は他の人よりもよりよいサービス提供を保障いたします。
私は懇親会にはできるだけ参加するようにしています。人の顔を知っていると仕事のし易さが違いますし，相手の方も何かあったらまず私に気軽に相談してくれる可能性が高まります。自分をひとつの企業と考えれば営業活動みたいなものですね。
これは「七つの習慣」に載っていることですが，仕事は「緊急度」と「重要度」の２つの尺度で評価する必要があります。多くの人は「緊急度」の高い仕事に追われてなかなか「重要度」の高い仕事ができないのですか，実は仕事の評価は「緊急度」は低いが「重要度」の高い仕事をどの程度できるかで決まるのです。緊急度の高い仕事の例としては，上司に言われた予算の積算や工事の行程作成などです。一方，「重要度」の高い仕事とは，予算を作るためのデータベースを作ったり，同じような工事の行程の実績を集めたり，さらにはそれを共有化する仕組みを作ることです。
問題は「重要度」の高い仕事を自分で認識できるかどうかです。
私は「七つの習慣」にならって全ての仕事、作業を大きな「田」のような3×3のマトリクスの書かれた紙にメモします。紙には，左が「緊急度」の高いもの，上が「重要度」が高いものと書かれています。この枠内に仕事を入れていくわけです。この分類作業をすると、仕事の「重要度」「緊急度」を再確認することができます。この分類作業を続けていると、どうしてもやらなくてはならない「緊急度」の高い仕事ではないけれど「重要度」が高い仕事が見えてきます。具体的には、仕事を深堀りすること，仕事を改善すること、自分の能力を向上させること、社内・社外の知り合いを増やすことなどです。
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緊急度の高いもの |
緊急度の低いもの |
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重要度の高いもの |
○：価値のある電話，期限のある資料作成、急いでくれと依頼された仕事 |
◎：仕事を深堀りすること、自分の能力を向上させること、社内・社外の知り合いを増やすこと，自分で考え出した仕事をすること |
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重要度の低いもの |
△：不要な電話，期限のあるコピー、議事録、出張報告書、電話応答票作成 |
×：懇親会の場所取り、期限のないコピー |
自分のミッションステートメントを作る過程で，仕事に関係するミッションを決めるためにはまず自分のいる会社や業界の状況を知る必要があることが分かりました。私の場合は会社の財務状況を知りたいと思いました。借金はどれくらいなのか，売上は，価格は，最大のお客様は，費用の比率は，損益分岐点は，など知らないことばかりでした。そこでまず有価証券報告書や，各会社の財務を分析して掲載している本を調べました。貸借対照表や損益計算書を分析すると，毎年の借金の変化，横並びの経営の実態，総括原価の仕組み，損益分岐点，連結比率など会社の実態が見えてきます。そうすると会社のすること（早期退職制度，社内預金廃止，借金減，配当増額）や，社長が言っていることが分かってきます。面倒な人は経理部の友達に昼飯でも奢って教えてもらいましょう。
私が現場から本社にきたとき私のグループにKKさんという優秀なチーフがいました。チーフという職種はグループにおける実務のトップですので，部門の方針などはチーフが作ることになります。あるとき部門の方針を作成しながらKKさんが「チーフくらいになったら，部門のことは全て分かっていないとだめだ。」と言っているのを私は耳にしました。当時の私は自分の仕事で精一杯なので「すごいな，どうすればKKさんみたいになれるのだろう」と思い，「自分の部門，会社，業界を知ること」が重要事項として心の中に引っかかっていました。
その後，ある業務を担当した私は，会社を取り巻く環境，会社の動きが現場の方に良く伝わっていないことが分かりました。そこで私は毎週，業界の重大ニュース，会社の動き，部門の動き，チームの動きをまとめて，現場の課長クラスの人に情報提供することにしました。このこと自体は現場の方へのサービスですが，本当の目的は自分が会社をとりまく環境をよく理解せざるを得なくすることでした。結果して週3，4時間をこの情報収集・概要作成にあてるだけで会社を取り巻く環境をよく分かるようになったのです。
色々な会社に電話していると，その会社のしっかり度を感じるときがあります。例えば，伝言を頼んで携帯の番号を教えたとき「繰り返しますが，090-****-****でよろしいでしょうか。・・・・・・・私は＊＊と申します。」と番号を再確認して，自分の名前を教えてくれる会社です。新入社員のときはよく分かりませんでしたが，これはミスを減らし，仕事を効率的にするビジネスの常識であることが分かりました。このようなリスクを減らすちょっとした常識をあげてみます。
・メモ用紙と筆記用具を電話の近くに準備する
・電話をしたとき，はじめに「今，お時間よろしいでしょうか」と聞く
・すばやく受話器を取り、「ありがとうございます。○○株式会社○○所でございます」と明るく名乗る
・３回以上のコールでは、「お待たせいたしました。○○株式会社○○所でございます」と名乗る
・電話で聞いたこと（電話番号，時間，名前など）は復唱する。
・相手の名前の漢字を確認する
・最後に相手に自分の名前を伝える
・電話の相手の電話番号を確認して，こちらから折り返し連絡すると伝える
・伝言はメモをつくり，伝えたい人の机にテープで固定する
・担当者不在で相手が急がなくても、担当者に電話があったことを伝える（担当者が連絡を待っている場合がある）
あるとき，以前から電話のやりとりをしていて，この職場はしっかりしているなと感心していた職場の責任者に「どうしておたくの職場の社員はしっかりしているのでしょうか」と聞いたときがあります。その責任者は「（私が）気付いたことを，その時その時，話しています」と答えました。至極当然のことに聞こえましたが，当然のことをあたりまえに実践していることがすごいことなのかもしれません。
私はテニスをしますが、スポーツは人生と非常に似ているところがあって、その考え方は人生にも応用できるものが多くあります。
例えばテニスで不安をもたずにプレーするには、自分なりの原則（こうすればなんとかなる）を持つ必要があります。例えば、私は「レシーブのときはボールとラケットが当たる瞬間を見るようにすれば９割入る」とか、「サーブのときは、・・・」などプレーそれぞれに原則を持っています。これは、日常生活、仕事においても、「こういう考え方で対処すればなんとかなる」という原則を持つことで、不安が少なくなり、確実に成果を得ることが可能となることを教えてくれます。
また、目標を達成するためには、自分に必要な小さな目標を考え、計画し、実行する必要があります。例えば、サーブを強くしたいという目標を持ったとしますと、腕力を付けることを小さな目標とします。そのために、毎日腕立伏せ20回、懸垂10回行うことを計画します。そうして実際毎日行ったかどうかは、腕力という結果となって自分に返ってきます。これは仕事においても、電気の知識を持ちたいと思えば、電気の資格を取ることを小さな目標とし、毎日30分問題集をすることを計画したとして、毎日行えたかどうかが試験結果となって返ってくるのと全く同じなのです。
もし、あなたがプロジェクトを立ち上げたい、勉強会をはじめたい、業務を変えたいと思った時、独りでは何もできないことに気づきます。決定権限もありません。思い切って会議で提案したとしても、課長などの権限者は突然のことであまり良い顔をせず、結論も出ないのではないでしょうか。無理に立ち上げても協力者、参加者がいなければ意味がありません。やはり、ここは日本的な根回し、つまり協力者作りが必要となります。
まず、ひとりの人にアイディアを話して意見を聞きましょう。その人はあなたのアイディアの欠点を指摘するかもしれません。それなら、アイディアの本質は変えずに、その人の意見を取り入れます。その人は協力者になります。そして、次の人に相談していきます。そうして、あなたの影響の環を広げていきましょう。
根回しをしないで失敗して得た私の教訓でした。
良いアイディアは，突然，まったく関係のないときに閃きます。
しかし、トイレの中，風呂の中，寝入りばななどで良いアイディアが浮かんだものの忘れてしまった経験はないでしょうか。これはもったいない。このようなアイディアを忘れないためには、多くの本で紹介されている手法の中では，メモをとることが一番のようです。私の場合は，フランクリン・コビィ社の手帳だけを使っていますので，必ず身近に手帳を置くことにしています。トイレにメモ，風呂にメモ（←これは無理か？），布団脇にメモを習慣化しましょう。
＜失敗例＞
先日，飲み屋でカラオケをしているとき，先輩が歌った曲名をメモしていたら「飲み会ではメモするな！」と怒られました。
＜対策＞
飲み会では，トイレに移動してメモしましょう。
一般にナレッジ・マネジメントには、知恵のデータベースを管理する方法と、知恵を持っている人のデータベースを管理する方法があるようです。
これを個人に当てはめれば、前者が自分で仕事の知識をメモしたり、ファイルしたりすること。
後者は、これはこの人に聞けば間違いないという人を知ることです。
特に後者は、早く的確なアドバイスが得られ、非常に重要です。
私も今後は後者のナレッジ・マネジメントに注力してみたいと思います。
会社には色々な人がいて，失敗してもあの状況であればだれでもだめだったと思わせる人もいれば，何もしていないのにムードメーカーとして評価されたりする人がいます。持って生まれた才覚かも一部にあるかもしれませんが，日頃の仕事から蓄積されたイメージが大きく影響していると私は思います。特にはじめに持った人のイメージは数年間変わりません。ですから悪いイメージをもたれると回復に数年かかってしまいます。私の場合，仕事は速いのですがミスが多いのでこのイメージを払拭するには，確実な仕事を2，3年は続ける必要があるでしょう。信頼蓄積，信頼蓄積，信頼蓄積・・・・・・・・。このホームページの間違いも少なくしなくてはなりませんね。
前の上司で非常に説明がうまく説得力のある人がいましたが，その人は説明もうまいのですが，それだけではなくこの人に任せれば大丈夫という安心感がありました。その人が言っていたことは「私はその職場職場で何か後に残る仕事をするようにしてきた」といっていました。これが蓄積されてその信頼感が形成されてのでしょう。見習わなくては。
「トム・ピーターズのサラリーマン大逆襲作戦〈1〉ブランド人になれ!」は自分自身のブランド戦略を考える本ですが，やはり基本は自分の仕事を通じて信頼してもらうこととしています。
人は（私は）満足すると，それが過信になって失敗するようです。学ぶことは0か1で，進歩するか現状維持だけです。したがって，永久に満足しないためには，世界一を目指す必要があります。ですから，どうせなら世界一になる目標を持ちましょう。
優秀な社長秘書について書いた本（←本名は忘れた）があって，その秘書は毎日全ての新聞を読んで社長に必要な項目は切り抜きし，さらにその記事の裏を取っているということが書いてありました。私も毎日新聞を読んでいると，「おや？こんな話あったの？」というような自分の会社に関係する記事が載っていることがありますが，これまでの私はそれをただ漫然と読むだけでした。世の中にはウソにならない程度のネタを新聞記者にリークして自分に有利な世論作りに利用する人がいるようです。したがって，今後は記事の裏を取るようにしたいと思います。
「つまらない仕事はない。つまらない人がいるだけだ。」という言葉があります。頼まれた作業や仕事が，工夫しだいですごい仕事になるのです。例えば，手作業でしていたエクセルでの作図をマクロで自動化してしまう。書類整理をナレッジマネージメントまで極めてしまう。研修プログラムを極めて他の会社でも採用してもらう。など，わくわくしてきませんか。
正しい判断をするためには，反対意見が必要です。異なった意見がない場合は決定しないようにしましょう。日本では全員賛成の場合が多いですが，物事に100％正解はありません。正の面と負の面を知ったうえで決定することで，失敗を少なくすることができます。盛田昭夫，曰く「辞めてもらっては困る。君と僕が考え方が同じなら二人も要らない。違うから必要なんだ。」
人ひとりの力には限界があります。どんなに頑張っても2，3人の仕事しかできません。でも，効果的な「仕組み」を作れば「仕組み」が勝手に目的を達成してくれる可能性があります。例えば，川渕さんは日本のサッカーを強くするためJリーグを作りました。Jリーグで選手が切磋琢磨することで明らかに日本のサッカーは力をつけてきました。これを会社に当てはめれば，会社にも強くなるための仕組みが必要だと分かります。私はどんな仕組みが必要かとずーと考えていましたが，今のところは「技術・技能を高め，広めるる仕組み」「成果と管理の仕組み」が会社を強くするために大切なことだと考えています。
トヨタでは監督者が作業者に作業を教えるときに次にような作業指導書を使っているそうです。
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作業内容 |
急所（成否，安全，やり易く） |
正味時間 |
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そして，この作業指導書を使って，監督者がやってみせる（手順を教える→大事なことを→大事なわけを），そして作業者にやらせてみる（だまってやらせる→手順を言わせて→大事なことを言わせて→大事なわけを言わせて），作業者が「判った」ことが判るまで教えるそうです。山本五十六の言う「やってみせ，いってきかせ，させてみて，ほめてやらねば，人は動かじ」をちゃんと実行しているんですね。さらに，作業指導書でノウハウが蓄積され，それを作業研究から継続的に改善される手順があるところもすごい。まずは，私の手近な作業とノウハウを書いておいて，必要があれば職場のみなさんにトヨタ方式で伝えるようにしてみようと思います。
私はせっかちで常になんでもかんでも早くできないかと考えていました。この方法は大きく分けて二つあって，「ムダを省く」というのと「手を抜く」というのがあります。これまで私はこれを混同して，ミスを犯したことが多くありました。これからは，手を抜かずにムダを省くことにしたいと思います。
日本人（特に私の会社では）は定量化が不得手のような気がします。目標を具体的に決める。期限を分単位で決める。会議の開始時間と終了時間を決める。などは当たり前ですが，評価の理由を定量的に説明する。意見が合わないとき，お互いの思いの度合いを定量的に確認しあう。業務の結果を定量化する。たとえば，
Ａさん「ここは変更したほうがいいと思うんだが，変えたい気持ちの最高を5として1から5段階で言えば4だよ。」
Ｂさん「私はこのままでいいと思っていましたが，気持ちとしては2で，あまりこだわりはありませんので，変更しましょう。」
日本では「あうんの呼吸」というものがあって，だいたいだれがどのように考えているかは分かるものです。そして，「あうんの呼吸」で仕事ができることを評価する傾向があります。しかし，ときには相手の気持ちを誤解してしまい，推量で行動することはないでしょうか。
例えば役員が気軽に言った「調べてくれ」の一言を課長が誤解して，一週間残業して膨大な調査と作業で資料をまとめたが，結局役員はちょっと知りたかっただけだった・・・・なんてことはよくあります。（私の会社だけか？）
あいまいな日本と定量化を好む西欧の組み合わせに最適なコミュニケーションがあると私は思います。その最適解は業務の中で探していきたいと思います。
グループで仕事をしていると、自分の仕事の範囲は良くわかりますが、他の人の範囲はよくわかりません。プロジェクトを仕切っている課長なら全体を把握しているでしょうが、担当者は全体が見えない場合があります。そのような時、反省会を開いてみると他の人の仕事が分かるし、プロジェクト全体の進め方の勉強にもなります。発表会が終わった後、行事が終わった後、事業が一段落したとき、反省会を開いてみてはどうでしょうか。反省はサルでもできますが、反省点を共有することで相乗効果を出せるのは人間だけです。
みなさんの職場でのコミュニケーション手段はなんでしょうか。仕事の後の一杯でしょうか。それとも仕事中の雑談、喫煙ルームでの会話でしょうか。年1回職場全員で温泉に行くところもあるかと思います。しかし、最近の若者（←私も含めて）は、仕事の後の一杯や慰安会には参加したくない人が多いようです。仕事中の雑談も職場の士気が落ちてしまいますよね。そこで職場のコミュニケーション・促進ツールとしてウィークリー・メッセージがあります。これは田坂広志さんの「こころのマネジメント」からのアイディアですが、職場のメンバー全員がエッセイを毎週月曜日の朝、他のメンバー全員に電子メールで発信するのです。なんだそんなこと面倒くさい、などと思われたかもしれませんが、田坂広志さんによると、「確実に、あなたの職場の「何か」が変わります。」だそうです。
問題がある。この問題を解決しなくてはならない。こういうときあなたはどう考えるでしょうか。例えば、競争が激しく売上が伸びない。価格を下げないと売れないので利益が減っていく。どうすればいいのだろう？それを解決する手法として、あるべき姿を考えてみましょう。会社のあるべき姿とは？自分の職責のあるべき姿とは？あるべき姿さえもわからないときは、業績の良い会社を観察してみましょう。その会社にあるべき姿のヒントがあるかもしれません。一般にはこれをベストプラクティスと呼んでいるようです。
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正しいマネージメント，正しい習慣，正しい原理原則により，充実した生活と効率的な目標達成 |
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