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人生を２倍にする方法 |
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効率的に正しい目標に向かって仕事を行うため、今、私がチャレンジしている項目を紹介しています。
「ひとりでいるのが自由でよい」と単身赴任している人がいます。確かにひとりなら自由なのでいろいろできそうですが、私の場合は、逆に制限があったほうがいろいろできるようです。ひとりだとボーっとテレビを観ている時間が多かったりしますが、家族と一緒だと子供と遊びつつ、本を読みつつ、風呂を掃除しつつ、メルマガを書きます。忙しいほうが、多くの作業ができるのです。
早寝早起きが良いことは一般によく言われていますがなかなか実行は難しいものです。私の場合，早寝早起きを実際に実行できたのは、子供が生まれて必ずお風呂に自分が入れると決めてからです。子供を風呂入れるために早く（定時に）退社して、残った仕事を早朝やることにしました。ところが、早朝だと仕事が思いのほか進むのです。イメージでは効率が3倍にはなります。書き物なら夜3時間かけても完成しないものが朝30分でできたりします。（←ただし朝は残業をつけられないので残業代は減ります。(;^_^;)）さらに仕事がはかどる時間帯が増えるので、頭を使う仕事は午前中に終ってしまいます。仕事がさらに増えて間に合わない場合は、土曜日、日曜日の朝6時から9時頃まで仕事をします。10時には家に戻れますから、10時まで寝ている普通の人と生活は変わりません。
このような生活パターンを確立すると，それまでなかなか参加できなかった飲み会に参加できるようになります。残業を前提にして仕事を計画していなければ，夜の時間を自由に使えるのです。普通の生活と早寝早起きの生活を比較して，早寝早起きの奇跡を分析してみました。
どうも私は根がせっかちなせいか、常にあらゆることを効率的にできないか考えています。色々トライしたなかで最も効果的と思われるのは、空いた短い時間を有効利用することです。例えば、英語の勉強であれば、「通勤中に映画を録音したものを聞く」「トイレに英単語の本を置いて読む」「単語帳を常に携帯して空いた時間に見る」「車を運転しているときは英語のテープを聞く」など空いた時間を有効活用しています。（←それだけやって英語のレベルは？という質問は禁止します）また，議事録は会議中の空いた時間にできるだけパソコンに入力します。出張報告書も出張先でできるだけ作成します。手帳にはハガキ、切手、ＪＲ券申込書を用意しています。カバンには必ず本、デジタルカメラが入っています。お昼休みは資料室で雑誌から情報を収集します。このように、短い時間は集中できるし、短い時間でも積み重ねればかなりの時間になります。せっかちな人もせっかちでない人も短い空いた時間を積み重ねてみませんか。
仕事をはじめようと思ったら資料が見つからず、滅入ってしまったことはないでしょうか。また、机の上と下は書類の山ではありませんか。書類の管理方法については色々試しましたが、これまでのところ野口悠紀雄の超整理法が一番良い方法であると思います。超整理法とは，1つのテーマを1つの袋に入れて、全ての袋を1箇所に一列に並べ、使った袋を必ず左の端に移動させるというものです。すると仕事の資料は必ず一列のなかにあり、さらに最近使った袋はより左の端の方にあることになります。私は袋の換わりにフォルダを使って、キャビネットとダンボールをフォルダ入れにしています。超整理法を採用してから、資料の準備時間が半分以下になりましたし、資料が自分のデータベースとして使うことができるようになりました。超整理法を使えば欲しい資料がすぐでてきますので、周囲の人から重宝がられること間違いなしです。
上司に仕事を頼まれたときは，「仕事の背景」「目的」「大きな方針」「資料のイメージ」，そして「期限」を聞くことにしています。特に期限が重要です。なぜなら，期限がないと自分のスケジュールにその仕事を織り込めないからです。昔は期限を自分から聞かずに多くの失敗をしました。当時は自分のスケジュールが全く管理できていないので期限の重要性が分からず，結果して期限のない仕事だらけになって焦っている状態でした。今は，リスクを織り込んでスケジュールされていますので，焦らず，確実に，そして突発の仕事もなんとかこなすことができるのです。
GEが主導権を握る合弁会社に出向になった知り合いが合弁会社での苦労話をしていました。その人が言っていたのは、1.
社内の文書、メール、会議は全て英語，2. 部長は32才？（←よく覚えていない）と若いが言っていることはもっとも，3. 出張中の人は電話で会議に参加する，4. 会議で言わないと無能と見られる，5.
契約書をGE式にみんな変更させられた，ということでした。ここで注目したいのは3. 出張中の人は電話で会議に参加する，4. 会議で言わないと無能と見られる、です。GEでは事前に資料をメールで配布し、世界のどこにいようと電話で会議に参加できるのです。そして会議で自分の意見を言わなくては評価されないのです。効率的な会議だと思いませんか。私が会議を効率的に行うために注意している点をまとめてみました。
○資料は事前に配る。
○テーマを明確にしておく。
○事前にテーマに関係するものを調べて自分の考えを準備しておく。
○開始時間だけでなく終了時間も決めておく。
○事前に議事録を取る人、司会をする人、お茶の手配をしておく。
○必ず発言する。
○相手の言うことを否定しないで理解する。
○会議は決める場所とする。
○議事録は次の日の午前中には内容を確認する。
私は朝にその日のスケジュールを作成します。正確には月曜日に作成した1週間のスケジュールを修正していきます。このスケジュールを作る作業は2つの意味で非常に重要です。それは、「重要度」の高い仕事をスケジュールに入れる努力ができること、スケジュールの努力目標ができることです。そして作成したスケジュールと実際のスケジュールを照らし合わせることを習慣にしているとだんだん時間の見積り能力が高まってきます。そしてスケジュールと実績の差がだんだんなくなってくる、つまり時間をマネージメントすることができるようになってくるのです。
あなたはお昼休みに睡眠をとっていませんか。私も以前はお昼休みに寝ないと午後は仕事にならない人でした。お昼休みに寝ても、午後は眠くて半分眠りながらパソコンを打っていたこともあります。その頃は、夜10時くらいまでは当たり前に仕事をして、休日出社もしていました。（←組合関係者の方、すみません。）仕事が山のようにあるので残ってやらざるをえなかったのだと思います。休日に寝だめしたり、ビタミン剤を飲んだり、昼休みに寝ることが当面の疲れに対する対策でした。
今，私は7.5時間程度睡眠を取るようにしていますが，体調は万全といえる状態です。カゼで1週間近く休んで周りの人に驚かれるくらいです。体調が良いためお昼休みに仕事ができます。午後も眠くならず、午前ほどではありませんが集中して仕事をすることができます。また、色々なアイディアも浮かぶようになったと思います。さらに、そのアイディアを実行する余裕ができました。結果して、一日にできる仕事は増えた・・・一日が長くなったのです。
成川豊彦氏の「成功だけを考えろ！」に“寝ることが仕事である”と書かれてあります。つまり、よく寝て体調を万全にすることが仕事に不可欠であるということです。よく寝て自分の体調をマネージメントしましょう。
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正しいマネージメント，正しい習慣，正しい原理原則により，充実した生活と効率的な目標達成 |
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